Vertrag zur Auftragsverarbeitung
zwischen dem Kundenbetrieb (nachfolgend „Verantwortlicher“), mit den im Kundenbereich hinterlegten Firmen- und Anschriftsdaten,
und Markus Linder, Linder Digital, Schloßwiesen 5, 74579 Fichtenau (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).
1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen einen KI-Telefon-Assistenten (Kundensignal) samt Kundenbereich, Termin-Anbindung, E-Mail-Benachrichtigungen und – bei Buchung – dem Angebots-Assistenten Toni. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Hauptvertrags.
2. Art, Zweck, Datenkategorien, Betroffene
- Zweck: Entgegennahme von Anrufen, Erfassung von Anliegen, Weiterleitung von Notfällen, Bereitstellung von Zusammenfassungen, Eintragung von Terminen, Erstellung und Versand von Angebotsentwürfen sowie E-Mail-Benachrichtigungen.
- Datenkategorien: Rufnummer, Name, E-Mail-Adresse, Adresse des Objekts, Anliegen in freier Rede, Wunschtermin und Dringlichkeit, Gesprächstranskript, Zusammenfassung, Zeitpunkt und Dauer, Termin- und Angebotsdaten. Keine dauerhafte Audioaufzeichnung.
- Betroffene: Anrufer des Verantwortlichen (Interessenten, Kunden, Lieferanten) sowie Mitarbeiter des Verantwortlichen.
3. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen erfolgen über den Kundenbereich (Einstellungen) oder in Textform. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich.
4. Vertraulichkeit
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet alle mit der Verarbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) zwischen allen Systemen; verschlüsselte Speicherung beim Datenbankanbieter (Serverstandort Frankfurt am Main).
- Zugang zum Kundenbereich nur mit eigenem Konto (E-Mail und Passwort oder Google-Anmeldung); Zugriff auf Daten wird auf Datenbankebene je Betrieb getrennt (Row Level Security).
- Betreiberzugang nur für berechtigte Personen des Auftragsverarbeiters mit eigener Anmeldung; administrative Zugriffe werden protokolliert.
- Keine Speicherung von Audioaufnahmen; Löschung der Transkripte und Gesprächsdaten nach 90 Tagen, Termin- und Angebotsdaten nach 12 Monaten.
- API-Schlüssel der Sprach-KI, der KI-Textmodelle, des Zahlungs- und des Telefoniedienstes werden ausschließlich serverseitig gehalten und nie an Kunden-Geräte übertragen; Kalender-Zugriffstoken werden nur serverseitig verwendet.
- Regelmäßige Datensicherung durch den Datenbankanbieter; Wiederherstellungstests.
- Bei den Unterauftragsverarbeitern: EU-Datenverarbeitung soweit angeboten, kein Modelltraining mit Kundendaten, Zero-Retention soweit angeboten.
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter. Änderungen werden 4 Wochen vorher mitgeteilt; der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen.
- ElevenLabs Inc., 169 Madison Ave, New York, NY 10016, USA: Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe, Gesprächsführung (EU-Verarbeitung, Standardvertragsklauseln / Data Privacy Framework).
- Fonio GmbH (Fonio.ai), Deutschland: Bereitstellung der Rufnummern und Zustellung der Anrufe.
- Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur, Serverstandort Frankfurt am Main (über Lovable Cloud): Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher.
- Lovable Labs Incorporated, 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA: Hosting der Anwendung, Versand der E-Mails, Vermittlung der KI-Textmodelle (u. a. Google Gemini) für Zusammenfassungen und Angebotsentwürfe.
- Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA: Auslieferung und Absicherung der Anwendung.
- Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland: Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung (eigenverantwortlich für Zahlungsdaten).
- Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: Anmeldung mit Google sowie Eintragung von Terminen in den Google Kalender, jeweils nur nach Freigabe des Verantwortlichen.
7. Unterstützung des Verantwortlichen
Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Betroffenenanfragen (Auskunft, Löschung), bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.
8. Löschung und Rückgabe
Nach Vertragsende werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (insbesondere Rechnungsdaten). Der Verantwortliche kann die Daten vorher im Kundenbereich einsehen und exportieren.
9. Kontrollrechte
Der Verantwortliche kann sich durch Einholung von Auskünften und Nachweisen (z. B. Bestätigungen der Unterauftragsverarbeiter) von der Einhaltung dieses Vertrags überzeugen.
10. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zum Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags vor, soweit sie den Datenschutz betreffen.
Mit der Buchung von Kundensignal gilt dieser Vertrag als geschlossen; eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Auf Wunsch stellt der Auftragsverarbeiter eine unterschriebene Fassung bereit.
Stand: September 2026